Với việc tích hợp nhiều công cụ hữu ích, G Suite mang đến những giá trị phục vụ cho doanh nghiệp, mang đến hiệu quả công việc cao.
Google Calendar
Với Google Calendar bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và các đồng nghiệp và cộng sự từ một lịch trực tuyến. Bạn có thể xem được các cuộc hẹn của họ và sắp xếp tổ chức sự kiện của mình sao cho hợp lý.
Google Docs
Google Docs cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng 1 lúc. Nhưng người quản lý phải mở quyền truy cập cho các thành viên.
Google Drive
Google Drive giúp bạn có thể truy cập vào công việc của bạn từ bất cứ nơi nào, đồng bộ hóa các tập tin từ máy tính lên đám mây.
Google Hangouts
Hangouts mang các cuộc họp video trực tuyến ngay trên máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc tablet. Bạn chỉ cần click chuột là có thể trò chuyện và họp với 15 đối tác trên internet.
Google Site
Nhân viên có thể tạo ra môt mạng nội bộ để nắm bắt và chia sẻ những kiến thức nội bộ. Bản chỉnh sửa mới nhất của tệp được thực hiện tự động vì vậy mọi người có thể dễ dàng cập nhật và tải về phiên bản mới nhất.
G Suite là gói giải pháp của Google hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Mục tiêu nhằm cải thiện hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. G Suite là bộ ứng dụng thân thiện người dùng, dễ sử dụng và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Lợi ích của G Suite
Đối với người dùng:
Dữ liệu truy cập từ bất cứ nơi nào, trên bất kỳ nền tảng nào có kết nối Internet
Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng 30GB hoặc không giới hạn
Tránh spam đối với email hiệu quả
Trò chuyện hoặc tạo cuộc họp trực tuyến
Bảo vệ dữ liệu an toàn ngay cả khi có sự cố xảy ra
Thao tác soạn thảo văn bản, trang tính, trình bày trực tuyến
Đối với doanh nghiệp:
Tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp
Hoạt động hiệu quả trên nền tảng công nghệ thông tin đơn giản, dễ sử dụng
Kiểm soát và bảo mật tốt
Giúp gia tăng doanh thu từ việc cải thiện hiệu quả quản lý
Hiện nay, tình trạng đánh cắp dữ liệu thông qua các mã độc đang diễn ra hết sức phức tạp thông qua email. Các chuyên gia cảnh báo rằng tình trạng này sẽ còn diễn ra phức tạp nếu tình không có biện pháp bảo mật an toàn.
Theo các chuyên gia, thông qua các tệp tin độc hại được đính kèm vào email, các hacker có thể dụ người dùng nhấn vào chúng, từ đó phát tán mã độc Vidar và đánh cắp dữ liệu.
Đáng chú ý, những email giả mạo này thường có nội dung ngắn gọn nhằm hướng sự chú ý của người đọc đến tệp đính kèm mang tên là “request.doc”. Thực ra đây là tập tin mà hacker dùng để chứa mã độc.
Nhìn bề ngoài, đây là tệp tin văn bản bình thường dạng word, người dùng rất dễ nhầm lẫn và click vào tệp tin đó.
Nếu người dùng truy cập vào tệp tin này, những kẻ tấn công có thể giành quyền truy cập trên thiết bị và đánh cắp dữ liệu của nạn nhân.
Một khi đã mở tập tin mà hacker gửi tới, mã độc sẽ chiếm hết quyền điều khiển máy tính và điện thoại, từ đó đánh cắp hết thông tin quan trọng của người dùng.
Để tránh tình trạng này, các chuyên gia khuyến cáo nên sử dụng hệ thống bảo mật thông tin cấp độ cao và cẩn thận trước khi click vào các tệp tin nghi ngờ là do hacker gửi tới.
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn chưa phân biệt được email sever và email hosting, hãy cùng ESC tìm hiểu rõ hơn về 2 loại email này nhé.
Vậy email sever và email hosting khác nhau như thế nào?
Bảng so sánh sự khác nhau giữa email sever và email hosting
Trên đây là những sự khác nhau cơ bản của email sever và email hosting. Hi vọng các bạn sẽ có cái nhìn đúng hơn về 2 loại email này.
Nhìn chung đây là 2 dạng email đang được dùng phổ biến vì tính bảo mật và độ chuyên nghiệp cao. Độ bảo mật thông tin chính là yếu tố hàng đầu mà các doanh nghiệp nên chú ý khi lựa chọn gói email cho mình.
Theo ESC, thì thường các công ty lớn, tập đoàn sẽ sử dụng email sever riêng vì họ cần bảo mật thông tin tối đa và quản lý dữ liệu tối mật nên email sever là lựa chọn hợp lý. Còn đối với các công ty vừa và nhỏ thì email hosting là lựa chọn phù hợp từ giá thành đến chế độ bảo mật thông tin.
ECS mong rằng các bạn sẽ tìm được một nhà cung cấp email với giá thành và dịch vụ khách hàng tốt để có thể hỗ trợ nếu có vấn đề xảy ra.
Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử.
Tính năng nổi trội của email sever:
Cho phép người dùng khi gửi email hay nhận mail có thể thông qua Internet trực tiếp với những tên miền cụ thể của từng tổ chức.
Hạn chế thư rác và spam: Với những email sever riêng sẽ có “bộ lọc” thông minh, giúp hộp thư của bạn sẽ ít nhận thư rác hoặc thư spam.
Bảo mật thông tin cao: Do được cấu hình riêng nên thông tin nội bộ được bảo mật ở mức cao, đồng thời khó bị hacker đánh cắp thông tin.
Thiết lập dung lượng: Người quản trị có quyền thiết lập dung lượng cho từng người sử dụng, tùy theo nhu cầu.
Quản lý nội dung mail: Chủ doanh nghiệp có thể truy cập và quản lý tất cả nội dung mail mà nhân viên gửi đi và nhận.
Sao lưu tự động: Dữ liệu được sao lưu tự động, nếu bị tấn công hoặc ngừng hoạt động bạn sẽ không bị mất dữ liệu do đã được sao lưu trước đó.
Nếu so sánh với email doanh nghiệp thì email sever cao hơn một bậc, thường email sever được dùng cho các công ty lớn và tập đoàn vì cần dung lượng và sự bảo mật thông tin tối đa. Chính vì thế email sever là sự lựa chọn hoàn hảo.
Tình trạng nhiều doanh nghiệp, cá nhân bị lừa đảo bằng các email giả mạo ngày càng nhiều. Đây là vấn đề làm đau đầu các doanh nghiệp. Để tránh tình trạng này bạn nên biết các thủ thuật của các email giả mạo.
Các bước mà hacker giả mạo email
Bước 1: Bạn sẽ nhận được một email với nội dung email của bạn sắp đầy, sắp bị khóa hoặc cần xác thực vì có dấu hiệu bị tấn công.
Bước 2: Hacker sẽ bắt bạn điền mật khẩu, giao diện giống 100% với email của bạn.
Bước 3: Hacker bắt bạn nhập mật khẩu lần 2, dù lần 1 bạn nhập đúng.
Bước 4: Sau khi nhập xong, website trực tiếp trở về trang chủ – Đến lúc này, email của bạn đã bị chiếm dụng trái phép.
Sau khi email của bạn bị tấn công, hacker có thể toàn quyền sử dụng email của bạn và thực hiện các giao dịch trái phép. Hacker sẽ gửi thông tin cho hàng loạt khách hàng, đối tác, để thực hiện chuyển tiền, giao dịch.
Để tránh tình trạng bị hacker tấn công vào email, bạn không nên nhấp vào các đường link lạ trong email đính kèm; Kiểm tra đường dẫn website có tin cậy và an toàn hay không; Bạn chỉ đăng nhập email quản trị và email người dùng, ngoài ra, bạn không nên đăng nhập để xác thực hay tăng dung lượng.
Việc tiết kiệm chi phí đã làm cho các doanh nghiệp “ngại” đăng ký các gói email doanh nghiệp trả phí cao, chính vì điều này dẫn đến việc mất hết dữ liệu do hacker tấn công.
Email doanh nghiệp giá rẻ thường không rõ nguồn gốc: Tự xây dựng các giao diện phần mềm cho riêng mình do kinh nghiệm còn non trẻ nên kỹ thuật bảo mật cũng như vận hành hệ thống còn yếu nên thường xảy ra các lỗi dẫn đến gián đoạn dịch vụ.
Không có bản quyền: Ngoài các nhà cung cấp lớn là Google, Microsoft, Zoho thì những email doanh nghiệp khác thường không có bản quyền nên việc sửa chữa và hỗ trợ gặp nhiều khó khăn.
Dễ bị hacker tấn công: Do vận hành yếu nên việc bảo mật không cao, từ đó hacker có dễ dàng tấn công và giả mạo email của doanh nghiệp để lừa đảo khách hàng.
Thường xuyên xảy ra lỗi hệ thống: Do kinh nghiệm xây dựng phần mềm chưa cao nên hệ thống thường gián đoạn gây khó chịu cho người dùng.
Giao diện không bắt mắt: Chưa có kinh nghiệm, dẫn đến việc thiết kế giao diện chưa bắt mắt không gây hứng thú cho người dùng.
Hiện tại, Google từ chối khôi phục dữ liệu trên email doanh nghiệp giá rẻ, việc này đã xảy ra rất nhiều lần và hàng loạt doanh nghiệp bị mất dữ liệu do hacker tấn công và xóa hết dữ liệu. Ngoài ra, Google sẽ đánh giá không cao về vấn đề bảo mật của các email doanh nghiệp giá rẻ.
Với việc phát triển nhanh của email doanh nghiệp miễn phí đã có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Tuy nhiên đa số các doanh nghiệp vẫn chưa có hiểu hết tác hại mà các email miễn phí này đem lại.
Dung lượng hạn chế: Đối với những công ty hay sử dụng email để trao đổi và giao dịch thì email doanh nghiệp miễn phí không thể phục vụ được. Nguyên nhân là dung lượng lưu trữ rất thấp nên không thể lưu giữ dữ liệu lâu được, nếu đầy email có thể làm tắc nghẽn và không thể nhận thêm được email từ đối tác.
Bảo mật kém: Với email miễn phí thì hệ thống bảo mật rất kém, nếu hacker nhắm vào thì rất có thể email doanh nghiệp miễn phí này sẽ bị tấn công.
Không có chăm sóc khách hàng: Khi bạn đã sử dụng email doanh nghiệp miễn phí thì chắc chắn rằng bạn sẽ không được hỗ trợ kỹ thuật khi có vấn đề xảy ra, đối với doanh nghiệp đang trao đổi và giao dịch trên email mà không có bộ phẫn kỹ thuật hỗ trợ là một mối nguy rất lớn.
Trên đây là những mối nguy mà email doanh nghiệp miễn phí mang lại, tuy nhiên những email doanh nghiệp miễn phí vẫn có lợi ích cho những doanh nghiệp nhỏ và ít trao đổi và giao dịch trên email.
Bạn có thể hoàn toàn sử dụng email miễn phí khi dung lượng cho phép hoàn toàn đáp ứng nhu cầu của bạn.Ngoài ra, nó còn phù hợp với những bạn đang tìm hiểu cách thức hoạt động của email doanh nghiệp.
Trước tình trạng nhiều doanh nghiệp bị đánh cắp thông tin từ email doanh nghiệp, việc tăng độ bảo mật đang rất cần thiết.
Email doanh nghiệp là một công cụ bắt buộc cho các nhân viên công ty, tuy nhiên trong quá trình sử dụng sẽ xảy ra nhiều vấn đề, đặc biệt là việc bảo mật thông tin. Nếu không tăng độ bảo mật email doanh nghiệp thì sẽ xảy ra vấn đề gì?
Dễ bị kẻ xấu mạo danh: Nếu là một doanh nghiệp thì một email gắn với tên công ty sẽ tăng độ tin cậy cho khách hàng, nếu sử dụng email cá nhân thì lỗ hỏng bảo mật sẽ rất cao và dễ bị hacker tấn công. Một khi bị tấn công thì khách hàng sẽ bị ảnh hưởng thậm chí mất tiền và doanh nghiệp của bạn sẽ bị mất uy tín. Email doanh nghiệp có độ bảo mật càng cao thì càng tránh được các rủi ro.
Thiếu tính chuyên nghiệp: Nếu bạn cần giới thiệu cho khách hàng một sản phẩm, dịch vụ mà sử dụng email cá nhân gửi đi thì sẽ giảm độ tin cậy, đồng thời email đó sẽ dễ bị rơi vào spam. Khách hàng sẽ đánh giá thấp độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn từ đó đánh mất khách hàng tiềm năng.
Dễ bị đối thủ đánh cắp dữ liệu: Với email doanh nghiệp không được bảo mật tốt thì rất có thể đối thủ của bạn sẽ nhắm vào điều này để ăn cắp dữ liệu bí mật của bạn. Nó sẽ gây ra rất nhiều thiệt hại về tài chính và uy tín.
Việc tăng độ bảo mật cho email doanh nghiệp đang rất cần thiết, đặc biệt là các công ty có các giao dịch tài chính, ngân hàng…Hãy tăng cường bảo mật trước khi quá muộn.
