Backup mail là tính năng rất hữu ích giúp cho người dùng sao lưu lại toàn bộ dữ liệu email ( Inbox, Sent item, thư nháp, lịch làm việc…). Quá trình này đảm bảo rằng người dùng có một bản sao an toàn của tất cả thông tin và dữ liệu email quan trọng trong trường hợp có sự cố, hỏng hóc hoặc mất dữ liệu trên máy tính hoặc trong trường hợp người dùng muốn chuyển tất cả dữ liệu sang máy tính mới.
Trong bài này, ESC sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện Backup ( sao lưu ) toàn bộ email và Restore (khôi phục) email từ bản backup đã thực hiện
B1: Từ giao diện MS Outlook 2016 chọn FILE
B2: Chọn Open & Export
B3: Chọn Import & Export
B4: Thực hiện các bước
1 – Chọn Export to a file
2 – Chọn Next
B5: Thực hiện các bước
1 – Chọn Outlook Data File (.pst)
2 – Chọn Next
B6: Thực hiện tuần tự
1 – Chọn email cần Backup dữ liệu
2 – Chọn Include subfolders , tùy chọn này sẽ sao lưu toàn bộ thư mục ( Inbox, Sent Item, thư nháp,…) của email
3 – Bấm Next
B7: Thực hiện
1 – Chọn nơi lưu file backup
2 – Bấm Finish
B8: Nhập mật khẩu để bảo vệ file backup và bấm OK
Sau khi bấm OK quá trình backup được thực hiện
Lưu ý: Thời gian backup nhanh hay chậm phụ thuộc vào dung lượng của email
Sau khi quá trình Backup hoàn tất chúng ta thực hiện xóa folderCasa rồi Restore lại file backup để thấy được hiệu quả của việc backup dữ liệu email
B9: Chọn xóa folder Casa
B10: Từ giao diện MS Outlook 2016 chọn FILE
B11: Chọn Open & Export
B12: Chọn Import & Export
B13: Thực hiện
1 – Chọn Import from the another progaram of file
2 – Chọn Next
B14: Thực hiện các bước
1 – Chọn Outlook Data File (.pst)
2 – Chọn Next
B15: Thực hiện tuần tự
1 – Chọn nơi lưu file backup để Import
2 – Bấm Next
B16: Nhập password của file backup và bấm OK
B17: Thực hiện các bước
1 – Chọn ô Include subfolders
2 Chọn email cần Import file backup
3 Chọn Finish
Quá trình Restore hoàn tất, folder Casa đã được khôi phục với tất cả các mail trong đó
Như vậy bạn đã hoàn thành việc Backup và Restore dữ liệu mail.
Bạn vui lòng liên hệ ESC để đăng ký email cũng về như nhận thêm sự hỗ trợ các dịch vụ khác như website, server, chứng chỉ SSL
LIÊN HỆ ESC TẠI:
Số điện thoại: 0909 966 201
Email: support@esc.vn
Website: admin.escvn.com/
Video hướng dẫn
Bạn có thể mở thư trong Gmail bằng các chương trình email khách khác có hỗ trợ POP, như Microsoft Outlook.
Bước 1: Hãy chắc chắn rằng POP là cách tốt nhất để đọc email của bạn IMAP và POP là hai cách để đọc thư Gmail của bạn trong ứng dụng email khác. IMAP có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị. Email được đồng bộ hóa theo thời gian thực. POP chỉ có thể được sử dụng cho một máy tính duy nhất. Email không được đồng bộ hóa theo thời gian thực. Thay vào đó, chúng được tải xuống và bạn quyết định mức độ thường xuyên bạn muốn tải email mới xuống. Bước 2: Thiết lập POP Đầu tiên hãy thiết lập POP trong Gmail
Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả tùy chọn cài đặt.
Nhấp vào thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Trong phần “Tải xuống POP”, hãy chọn Bật POP cho tất cả thưhoặc Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi.
Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.
Tiếp theo , thực hiện thay đổi trên ứng dụng email của bạn Vào ứng dụng của bạn, như là Microsoft Outlook và kiểm tra các cài đặt này
Máy chủ thư đến (POP)
pop.gmail.com Yêu cầu SSL: Có Cổng: 995
Máy chủ thư đi (SMTP)
smtp.gmail.com Yêu cầu SSL: Có Yêu cầu TLS: Có (nếu có) Yêu cầu xác thực: Có Cổng cho TLS/STARTTLS: 587 Nếu bạn sử dụng Gmail bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học, hãy kiểm tra với quản trị viên của bạn để sửa đổi cấu hình SMTP
Tên đầy đủ hoặc Tên hiển thị
Tên bạn
Tên tài khoản, Tên người dùng hoặc Địa chỉ email
Địa chỉ email đầy đủ của bạn
Mật khẩu
Mật khẩu Gmail của bạn
Thiết lập IMAP và thay đổi chế độ cài đặt SMTP để đọc thư Gmail trong các ứng dụng thư khác, chẳng hạn như Microsoft Outlook và Apple Mail. Khi sử dụng IMAP, bạn có thể đọc thư Gmail trên nhiều thiết bị và thư được đồng bộ hóa trong thời gian thực
Quan trọng: Để tránh bị khóa tài khoản tạm thời, hãy đảm bảo rằng bạn không vượt quá 2500 MB mỗi ngày đối với lưu lượng tải xuống qua IMAP và 500 MB mỗi ngày đối với lưu lượng tải lên qua IMAP.
Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.
Trong mục “Truy cập IMAP”, hãy chọn Bật IMAP.
Nhấp vào Lưu thay đổi.
Bước 2: Thay đổi SMTP và các chế độ cài đặt khác trong chương trình email khách
Sử dụng bảng bên dưới để cập nhật thông tin chính xác cho ứng dụng của bạn. Để được trợ giúp cập nhật các tùy chọn cài đặt, hãy truy cập Trung tâm trợ giúp của ứng dụng email để tìm hướng dẫn về cách thiết lập IMAP.
Máy chủ thư đến (IMAP)
imap.gmail.com
Yêu cầu SSL: Có
Cổng: 993
Máy chủ thư đi (SMTP)
smtp.gmail.com
Yêu cầu SSL: Có
Yêu cầu TLS: Có (nếu có)
Yêu cầu xác thực: Có
Cổng cho SSL: 465
Cổng cho TLS/STARTTLS: 587
Tên đầy đủ hoặc Tên hiển thị
Tên bạn
Tên tài khoản, Tên người dùng hoặc Địa chỉ email
Địa chỉ email đầy đủ của bạn
Mật khẩu
Mật khẩu Gmail của bạn
Hướng Dẫn Bật Khung Soạn Thảo HTML Trên Webmail
Các bước định dạng và kích hoạt giao diện soạn thảo HTML giúp tùy biến phông chữ, màu sắc và chèn hình ảnh khi gửi thư trên Webmail.
Bước 1: Truy cập mục Cài đặt (Settings)
Quý khách click vào biểu tượng hình bánh răng ở góc trên giao diện để vào mục Settings (Cài đặt).
Bước 2: Cấu hình định dạng soạn thảo HTML
Chọn theo thứ tự các mục như hướng dẫn trong hình bên dưới. Sau khi thiết lập xong, nhấn Lưu (Save) để hoàn tất quá trình cấu hình.
Bước 3: Kiểm tra giao diện soạn thảo thư mới
Quay trở lại màn hình chính và chọn Soạn thư mới (Compose). Quý khách sẽ thấy khung soạn thảo rich-text HTML đầy đủ công cụ định dạng hiện ra như hình dưới:
Nguyên nhân: Do các loại virus chứa mã độc (malware) nằm trong máy tính của bạn, hoặc bạn bị nhiễm do đăng nhập vào các lời mời như “hãy đăng nhập” hoặc thậm chí các giao diện nhái facebook, các lời mời đăng nhập từ email người thân quen của bạn.
Có 2 cách cơ bản để người khác lợi dụng mail của bạn làm nguồn phát tán mail spam:
Sử dụng các thủ thuật giả mạo địa chỉ email, trong trường hợp này thì tài khoản email của bạn không bị lợi dụng, kẻ xấu chỉ mạo danh của bạn và người nhận sẽ nhầm tưởng là bạn
Trường hợp hai cực kỳ nguy hiểm là kẻ xấu đã chiếm được quyền kiểm soát email của bạn bao gồm cả việc kẻ xấu có thể đọc tất cả thư trong inbox của bạn thậm chí change password rồi khóa tài khoản email của bạn
Cách xử lý: Ngay lập tức thay đổi password tài khoản email của bạn Nếu bạn không đăng nhập được vào tài khoản email thì trường hợp này cực kỳ nguy hiểm là kẻ xấu đã thay đổi password tài khoản email của bạn Nếu bạn đang xử dụng hosting của ESC thì có thể vào đường link sau để xem hướng dẫn thay đổi password email account: https://admin.escvn.com/thay-doi-password-email-account/
Lưu ý: Khi đặt password hãy đặt dạng password phức tạp (có chữ cái viết hoa, ký tự đặc biệt và số)Vd: P@ssw0rd Tuyệt đối không đưa mật khẩu cho bất kỳ ai khác
Các Kỹ Thuật Giúp Hạn Chế Tối Đa Thư Rác (Spam Email)
Thư rác luôn là nỗi ác mộng đối với người dùng email. Mặc dù hầu hết các ứng dụng email đều tích hợp bộ lọc tự động, nhưng không có công cụ nào hoàn hảo 100%. Dưới đây là một vài kỹ thuật giúp bạn hạn chế và phòng tránh thư rác hiệu quả nhất.
1. Dạy cho bộ lọc biết đâu là thư rác
Khi thấy thư rác xuất hiện trong hộp thư đến (Inbox), việc đầu tiên không phải là xóa nó ngay, mà hãy huấn luyện bộ lọc để lần sau các mail tương tự tự động bị chuyển vào thư mục Spam.
🔹 Cách báo cáo thư rác (Ví dụ trên Gmail):
Mở thư cần báo cáo, sau đó nhấn vào nút [Báo cáo spam] (Report Spam) trên thanh công cụ:
🔹 Trường hợp email quan trọng bị nhầm thành Spam:
Truy cập vào hộp thư Spam, mở email không phải thư rác và nhấn nút [Không phải spam] (Not Spam) để đưa mail quay lại Inbox:
2. Đừng bao giờ phản hồi (Reply) hoặc mở liên kết từ thư rác
Nếu nhận được email nghi vấn, tuyệt đối không click vào bất kỳ đường link, nút bấm hoặc tải về tập tin đính kèm nào.
Nếu thư rác được gửi từ tài khoản của đồng nghiệp hoặc bạn bè, rất có thể tài khoản của họ đã bị chiếm đoạt. Bạn nên liên lạc trực tiếp qua kênh khác (điện thoại, nhắn tin) để xác minh tính đáng tin cậy.
3. Giấu địa chỉ email cá nhân và công việc
Càng công khai địa chỉ email trên Internet, nguy cơ bị thu thập và nhận thư rác càng cao. Bạn nên áp dụng các nguyên tắc sau:
Tách biệt Email: Tạo 2 email riêng biệt — 1 email cho công việc (chỉ dùng giao tiếp với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp) và 1 email cá nhân (dùng đăng ký các dịch vụ, diễn đàn trên mạng).
Sử dụng Email ảo (Fake/Alias Email): Dùng các công cụ tạo email tạm thời hoặc bảo vệ danh tính như Blur, Spamex, Mailshell… để thay thế cho địa chỉ email thật khi đăng ký tài khoản trực tuyến.
4. Sử dụng bộ lọc Anti-Spam từ phần mềm bảo mật
Phần lớn các phần mềm diệt virus hoặc các gói Internet Security đều tích hợp tính năng ngăn chặn mail rác mạnh mẽ. Tuy nhiên, lưu ý rằng các bộ lọc này thường hoạt động tối ưu nhất khi tích hợp trực tiếp với ứng dụng email client trên máy tính như Microsoft Outlook và ít hiệu quả hơn khi bạn chỉ dùng giao diện Webmail.
So Sánh Dịch Vụ Shared Hosting Và Email Hosting
Việc lựa chọn đúng hạ tầng gửi nhận mail sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chuyên nghiệp, tránh gián đoạn liên lạc và tối ưu hóa chi phí vận hành.
📊 Bảng So Sánh Chi Tiết Tính Năng
Tiêu chí
Shared Hosting (Mail đi kèm Web)
Email Hosting (Chuyên dụng)
Khái niệm & Hạ tầng
Dịch vụ đi kèm khi đăng ký hosting web. Do dùng chung máy chủ với nhiều khách hàng nên việc gửi/nhận mail không ổn định.
Xây dựng trên hệ thống server chuyên dụng chỉ chạy mail. Địa chỉ IP luôn duy trì trạng thái Whitelist.
Số lượng gửi / ngày
Hạn chế (dưới 500 mail/ngày) nhằm hạn chế tối đa nguy cơ bị khóa IP.
Linh hoạt, mở rộng hạn mức tùy theo nhu cầu thực tế của khách hàng.
Dung lượng lưu trữ
Thấp, chia sẻ dung lượng chung với dữ liệu website.
Lớn (2GB/email hoặc cao hơn).
Spam / Blacklist IP
Thường xuyên bị dính Spam List hoặc Blacklist do các website khác dùng chung server, làm gián đoạn gửi mail.
Luôn giữ IP sạch (Whitelist) nhờ tích hợp cơ chế chứng thực tên miền & bộ lọc Anti-Spam mạnh mẽ.
Băng thông
Dễ bị chậm/nghẽn khi website trên host chạy các chiến dịch quảng cáo kéo nhiều truy cập.
Không dùng chung với Web nên băng thông gần như không giới hạn, tốc độ gửi nhận nhanh chóng.
💡 Lời Khuyên Cho Doanh Nghiệp
Nếu bạn chỉ sử dụng email cho các giao dịch cá nhân nhỏ lẻ, email đi kèm Shared Hosting có thể đáp ứng cơ bản. Tuy nhiên, nếu đối với doanh nghiệp cần giao dịch email thường xuyên với khách hàng/đối tác, việc trang bị hệ thống Email Hosting chuyên dụng là cực kỳ cần thiết để đảm bảo độ tin cậy và không bị thất lạc thư quan trọng.
Hướng Dẫn Cài Đặt & Cấu Hình Email Account Trên eM Client
Hướng dẫn toàn tập từng bước giúp bạn tải, cài đặt phần mềm eM Client và kết nối tài khoản email tên miền riêng để quản lý thư điện tử hiệu quả trên máy tính.
📥 Phần 1: Tải & Cài Đặt Ứng Dụng eM Client (4 Bước)
[Bước 1]: Tải ứng dụng eM Client
Truy cập trang chủ eM Client tại địa chỉ http://www.emclient.com/download và click chọn nút [Free Download] để tải bộ cài đặt về máy.
[Bước 2 & 3]: Tiến hành cài đặt
[B2]: Double-click vào file đã tải về, tại cửa sổ hiện ra nhấn [Agree] để chấp nhận điều khoản.
[B3]: Click nút [Install] để khởi chạy quá trình cài đặt tự động.
[Bước 4]: Hoàn tất cài đặt
Bỏ chọn 2 ô tùy chọn [Set eM Client…] và [Run on Windows…] nếu không muốn đặt làm ứng dụng mặc định/khởi động cùng Windows, sau đó bấm [Finish].
⚙️ Phần 2: Cấu Hình Tài Khoản Email Account (9 Bước)
[Bước 1 – 3]: Thiết lập ban đầu & Chọn loại tài khoản
[B1]: Chọn giao diện hiển thị cho ứng dụng (Ví dụ chọn Modern).
[B2]: Chọn [Skip Import] để tạo tài khoản mới từ đầu (Chỉ chọn Microsoft Outlook hay Mozilla Thunderbird nếu muốn chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ).
[B3]: Chọn mục [Other] đối với tài khoản Email sử dụng Tên miền riêng.
[Bước 4 – 6]: Khai báo thông tin Server Incoming & Outgoing
[B4]: Nhập địa chỉ Email dạng tên_email@tên_miền_của_bạn rồi nhấn [Next].
[B5]: Cấu hình Incoming (Nhận thư):
Giao thức: Chọn POP3 (hoặc IMAP tùy nhu cầu).
Incoming Server:mail.tên_miền_của_bạn
User Name:tên_email@tên_miền_của_bạn
Password: Mật khẩu tài khoản email.
[B6]: Cấu hình Outgoing (Gửi thư):
Outgoing Server:mail.tên_miền_của_bạn
User Name:tên_email@tên_miền_của_bạn
Password: Mật khẩu tài khoản email.
[Bước 7 – 9]: Kiểm tra kết nối & Hoàn tất
✅ [B7 – Kiểm tra]: Khi hệ thống kiểm tra và xuất hiện tích xanh OK ở cả hai mục SMTP và POP3 nghĩa là email đã kết nối đến máy chủ thành công.
[B8]: Kiểm tra thông tin hiển thị bao gồm Your Name (Tên người gửi) và Account Name (Tên tài khoản), chỉnh sửa nếu cần rồi nhấn [Next].
[B9]: Click chọn [Finish] để kết thúc quá trình cấu hình email.
🛠️ Mở Rộng: Thêm, Sửa Hoặc Xóa Email Account
Trường hợp bạn muốn thiết lập thêm tài khoản email mới hoặc quản lý/xóa các tài khoản cũ trên ứng dụng eM Client:
Bước 1: Trên thanh công cụ chính, click menu [Tools] chọn [Accounts].
Bước 2: Tại bảng danh sách tài khoản:
Click [New account…] nếu muốn tạo thêm địa chỉ Email mới.
Chọn một email có sẵn và click [Delete account] nếu muốn gỡ bỏ tài khoản khỏi máy.
Hướng Dẫn Cài Đặt & Cấu Hình Email Account Trên IncrediMail
Hướng dẫn chi tiết quy trình tải, cài đặt phần mềm IncrediMail và cấu hình tài khoản email tên miền riêng để gửi/nhận thư điện tử trên máy tính.
📥 Phần 1: Tải & Cài Đặt Ứng Dụng IncrediMail (4 Bước)
[Bước 1]: Tải bộ cài đặt ứng dụng
Truy cập liên kết tải ứng dụng IncrediMail và click chọn nút [Click to download] để tải file cài đặt về máy tính.
[Bước 2 & 3]: Tiến hành cài đặt ứng dụng
[B2]: Double-click vào file đã tải về, tại cửa sổ hiện ra nhấn [I Agree >] để đồng ý với các điều khoản dịch vụ.
[B3]: Click nút [Finish] để hoàn tất quá trình giải nén và cài đặt ban đầu.
[Bước 4]: Thiết lập thông tin cá nhân
Chọn thông tin [Gender] (Giới tính) và chọn quốc gia [Country]: Vietnam. Sau đó bấm [Next] để hoàn thành cài đặt phần mềm.
⚙️ Phần 2: Cấu Hình Tài Khoản Email Trên IncrediMail
[Bước 1 – 3]: Khởi tạo thêm tài khoản Email mới
[B1]: Mở IncrediMail, trên thanh menu chính chọn mục [Tools].
[B2]: Chọn [Email Accounts] từ danh sách sổ xuống để mở trang quản trị tài khoản.
[B3]: Click chọn nút [Add] để bắt đầu tạo mới một tài khoản email.
[Bước 4 – 7]: Khai báo chế độ cài đặt & Tài khoản
[B4]: Tích chọn ô [Let me configure settings myself] để chuyển sang chế độ thiết lập thủ công, sau đó nhấn [Next].
[B6]: Chọn mục [Other] dành cho dịch vụ Email tên miền riêng. (Nếu sử dụng Google Mail hoặc Hotmail thì mới chọn các biểu tượng tương ứng phía trên).
[B7]: Nhập địa chỉ Email và mật khẩu tương ứng rồi bấm [Next]:
Your email address:tên_email@tên_miền_của_bạn
Your Password: Mật khẩu tài khoản email.
[Bước 8 & 9]: Khai báo thông tin Server & Hoàn tất
[B8]: Cấu hình thông số Máy chủ nhận và gửi thư:
My incoming server mail type is: Chọn giao thức POP3
Incoming mail server:mail.tên_miền_của_bạn
Outgoing mail server:mail.tên_miền_của_bạn
[B9]: Nhấn [OK] để xác nhận hoàn thành cấu hình tài khoản Email trên IncrediMail.
Hướng Dẫn Cài Đặt & Cấu Hình Email Account Trên Opera Mail
Hướng dẫn chi tiết quy trình tải, cài đặt ứng dụng Opera Mail và thiết lập tài khoản email tên miền riêng để gửi/nhận thư điện tử hiệu quả.
⚙️ Các Bước Cài Đặt & Cấu Hình Ban Đầu (6 Bước)
[Bước 1 & 2]: Tải ứng dụng & Cài đặt
[B1]: Truy cập đường dẫn tải Opera Mail, click chọn nút [Tải xuống ngay bây giờ] để tải tập tin cài đặt về máy.
[B2]: Double-click vào file cài đặt vừa tải, tại cửa sổ khởi chạy click [Accept and Install] để tiếp tục.
[Bước 3 & 4]: Chọn loại tài khoản & Nhập thông tin người dùng
[B3]: Chọn mục [Email] và click [Next].
[B4]: Điền thông tin nhận diện tài khoản:
Real Name:Tên_email@Tên_miền_của_bạn
Email Address:Tên_email@Tên_miền_của_bạn
Organization:Tên_email@Tên_miền_của_bạn
Bấm [Next] để sang bước tiếp theo.
[Bước 5 & 6]: Đăng nhập & Cấu hình Server Mail
[B5]: Nhập thông tin đăng nhập tài khoản:
Login name:Tên_email@Tên_miền_của_bạn
Password: Mật khẩu tài khoản email được cấp.
Giao thức: Chọn POP (hoặc IMAP tùy theo nhu cầu sử dụng).
Bấm [Next] để tiếp tục.
[B6]: Khai báo Server Incoming & Thiết lập lưu bản sao:
Incoming server: Nhập mail.tên_miền_của_bạn
Tích chọn vào 2 ô tùy chọn: [Leave messages…] và [Until I permanently…]
💡 Mục đích: Việc tích chọn 2 tùy chọn trên giúp lưu lại 1 bản copy thư trên Server, dữ liệu trên máy chủ chỉ bị xóa khi người dùng chủ động xóa hoàn toàn trên Server.
Click [Finish] để hoàn tất quá trình thiết lập.
➕ Hướng Dẫn Thêm Tài Khoản Email Khác Khi Đã Cài Đặt Opera Mail
Trường hợp ứng dụng Opera Mail đã có sẵn tài khoản và bạn muốn thiết lập thêm 1 địa chỉ email mới:
Bước 1: Click vào menu [Opera Mail] ở góc trái màn hình, sau đó chọn mục [Mail Accounts].
Bước 2: Trên bảng danh sách tài khoản hiện ra, click chọn nút [Add] để thêm tài khoản mới.
Bước 3: Tiến hành điền thông tin và cấu hình tương tự như từ [Bước 3] ở quy trình thiết lập ban đầu.
