Email không chỉ là công cụ gửi – nhận thông tin mà còn là nền tảng kết nối toàn bộ hệ thống doanh nghiệp trong thời đại số. Do vậy khi sử dụng email cần lưu ý các vấn đề sau:

1. Bảo mật tài khoản:

• Dùng mật khẩu mạnh (bao gồm chữ hoa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt)
• Đặt chế đố xác thực 2 bước
• Không chia sẻ mật khẩu qua zalo/Messenger

 2. Tránh email lừa đảo (phishing)

• Luôn kiểm tra địa chỉ người gửi có đúng không?
• Không bấm vào link lạ, link rút gọn từ email lạ

3. Không mở file đính kèm không rõ nguồn gốc

• Các file .exe, .zip, .rar, .html rất dễ chứa mã độc
• Chỉ tải các file từ đối tác, nguồn đáng tin cậy

4. Quản lý dung lượng hộp thư

• Thường xuyên dọn rác
• Lưu trữ có phân loại để dễ tìm kiếm

5. Kiểm tra thông tin trước khi gửi:

• Kiểm tra địa chỉ người nhận, file đính kèm
• Kiểm tra lỗi chính tả

6. Sử dụng email theo tên miền riêng:

• Tạo sự chuyên nghiệp
• Tránh  rơi vào spam và tốt hơn email miễn phí
•  Quản lý nhân sự và dữ liệu dễ dàng

7. Tránh gửi email marketing hàng loạt bằng Gmail miễn phí:

• Dễ rơi vào spam dẫn đến mất khách
• Nên dùng công cụ gửi email chuyên  nghiệp.

8. Bảo vệ dữ liệu quan trọng

• Không gửi thông tin mật qua email công cộng
• Sử dụng mã hóa hoặc drive nội bộ nếu là dữ liệu nhạy cảm

Do vậy, việc sử dụng email đúng cách giúp email bảo mật hơn, chuyện nghiệp hơn và hiệu quả công việc cáo hơn